Combineer de krachtige mogelijkheden van MS Office

De mogelijkheden van MS Office worden door de meeste gebruikers slechts voor een klein deel gebruikt. En dat terwijl deze bundel van krachtige kantoorautomatiseringsapplicaties juist ontworpen is om de krachten te bundelen: op een manier zoals u dat wilt.

Denk bijvoorbeeld aan het opstellen van managementsrapportages in MS Excel gevoed door data uit MS Access. Of een op maat gemaakt mailmergesysteem waarbij MS Access de hoofdrol speelt en MS Outlook de verzending en archivering voor haar rekening neemt.

Eerder ontwikkeld: De Huisstijlapplicatie
Een goede bewaking van uw corporate indentity is van groot belang voor een professionele uitstraling naar de bedrijven waar u mee samenwerkt. Eenmaal vastgelegde huisstijlafspraken worden helaas maar moeilijk nageleefd door uw medewerkers. En voor u het in de gaten heeft, houdt iedere werknemer er zijn eigen manier van communiceren op na.

Wij ontwikkelden reeds voor bestaande klanten (waaronder Essent, Fuji, Koninklijke Kentalis, GGZ) een huisstijlmodule die aangestuurd wordt vanuit MS Access in combinatie met de krachtige mogelijkheden van MS Word. Kenmerkend voor een dergelijke applicatie is dat men afdelingen (entiteiten) kan kiezen, alsook een locatie (onderstaande afbeelding, linkerzijde). Standaard wordt opgestart met de bijhorende afdeling van de gebruiker, zoals men zelf kan vastleggen in het venster "Persoonlijke gegevens".

De eerste keer dat een huisstijlapplicatie wordt opgestart, wordt de gebruiker gevraagd zijn persoonlijke gegevens in te vullen. Naar keuze van de klant kunnen daarbij velden verplicht gesteld worden. Deze persoonlijke gegevens worden waar relevant op de juiste posities in het document geplaatst. In het voorbeeld rechts ook de keuzemogelijkheid voor een entiteit en locatie. Alle bij deze entiteit en locatie behorende gegevens worden op de juiste plaats in de voettekst gezet. De huisstijlapplicatie zorgt er vervolgens voor dat alle bij die locatie behorende gegevens op de juiste plaats in het gekozen document worden gezet.

Het werkt natuurlijk erg fraai om op drukwerk uw correspondentie te printen. Een printermodule regelt geheel automatisch uit welke printer en printerlade voor welk gekozen document (sjabloon) de eerste en volgpagina moet worden gebruikt. Geen papierverspilling meer dus, wat al een directe kostenbesparing oplevert.

Het zijn slechts enkele voorbeelden van eerder gerealiseerde mogelijkheden.

Andere functionaliteiten die in een huisstijlapplicatie kunnen worden ingebouwd zijn:

• Module Afdruk samenvoegen (mailmerge) naar Word, gebruikmakend van adressen uit MS Access bestand,MS Excel of MS Outlook;
• Module Samenvoegen naar Outlook: vaak gebruikt voor bijvoorbeeld een nieuwsbrief verzenden naar een reeks ontvangers;
• Automatische bestandsnaamgeving- en opslag, eventueel ingericht volgens een bepaalde directorystructuur;
• Digitale Helpfunctie;
• Emailen vanuit de huisstijlapplicatie.

De VBA professionals van Florijn Business Solutions maken precies datgene wat u in gedachten heeft. Met de flexibiliteit om eenvoudig mee te groeien zoals uw bedrijf dat ook doet.

Neem contact met ons op om in een vrijblijvend kennismakingsgesprek te kijken wat we voor uw organisatie kunnen betekenen.